Het Facto Handboek
42 instructies in 16 hoofdstukken
Aan de slag
Van account aanmaken tot je bedrijfsgegevens op orde. Hiermee begint elke Facto-gebruiker.
Een account aanmaken
- 1Ga naar facto.nu en klik op "Gratis starten".
- 2Vul je e-mailadres en een wachtwoord in en bevestig.
- 3Je ontvangt een welkomstmail en wordt direct ingelogd.
- 4De onboarding-wizard start automatisch: vul je bedrijfsnaam, KvK-nummer, BTW-nummer, IBAN en adres in.
- 5Upload eventueel je logo. Je kunt dit later altijd nog doen bij Instellingen.
Hoe completer je bedrijfsgegevens, hoe professioneler je facturen. Een compleet profiel levert bovendien direct bonuspunten op.
Klanten
Klanten zijn de basis van elke factuur. Maak ze één keer aan en hergebruik ze overal.
Een klant aanmaken
- 1Ga in het menu naar Klanten en klik op "Nieuwe klant".
- 2Vul de naam van de contactpersoon en eventueel de bedrijfsnaam in.
- 3Voeg e-mailadres, adres, postcode en stad toe. Deze gegevens komen op de factuur.
- 4Vul optioneel het BTW-nummer in en kies het land van de klant.
- 5Klik op Opslaan. De klant is nu te kiezen bij elke nieuwe factuur of offerte.
Producten & diensten
Leg je vaste producten en diensten één keer vast en voeg ze met één klik toe aan facturen.
Een product of dienst aanmaken
- 1Ga in het menu naar Producten en klik op "Nieuw product".
- 2Vul de naam in, bijvoorbeeld "Websiteonderhoud per maand" of "Knipbeurt".
- 3Stel het bedrag in. Je kunt prijzen ook inclusief BTW invoeren; Facto rekent het exclusieve bedrag uit.
- 4Kies een categorie en sla op.
Kies je een branche bij Instellingen, dan zet Facto automatisch passende standaardproducten voor je klaar.
Facturen
Het hart van Facto: onbeperkt professionele facturen maken, versturen en opvolgen.
Je eerste factuur maken
- 1Ga naar Facturen en klik op "Nieuwe factuur".
- 2Kies een klant uit de lijst of maak er direct een nieuwe aan.
- 3Voeg factuurregels toe: omschrijving, aantal, prijs en BTW-tarief per regel (0%, 9%, 21% of verlegd).
- 4Controleer factuurdatum en vervaldatum. De betaaltermijn wordt automatisch toegepast.
- 5Klik op "PDF bekijken" voor een voorbeeld, of sla op als concept.
- 6Tevreden? Verstuur de factuur direct per e-mail of download de PDF.
Je eerste verzonden factuur levert een flinke puntenbonus op.
Offertes
Offertes maken, versturen en met één klik omzetten naar een factuur zodra de klant akkoord is.
Een offerte maken en versturen
- 1Ga naar Offertes en klik op "Nieuwe offerte".
- 2Kies de klant en voeg regels toe, net als bij een factuur.
- 3Stel de geldigheidsdatum van de offerte in.
- 4Bekijk de PDF, en verstuur de offerte per e-mail of download hem.
Urenregistratie
Houd gewerkte uren bij per klant of project en factureer ze met één klik.
Uren registreren
- 1Ga naar Urenregistratie in het menu.
- 2Klik op "Uren toevoegen" en kies de klant (en eventueel het project).
- 3Vul start- en eindtijd in, of direct het aantal uren, plus een omschrijving.
- 4Sla op. Het totaalbedrag wordt berekend op basis van je uurtarief.
Behandelende branches (kapper, schoonheid, zorg) zien behandelkaartjes in plaats van een urenformulier. Dit stel je in via de branche-instellingen.
Kosten & inkoop
Registreer zakelijke kosten en inkoopfacturen. Alles telt automatisch mee in je BTW-aangifte.
Een kostenpost invoeren
- 1Ga naar Kosten in het menu en klik op "Nieuwe kostenpost".
- 2Vul leverancier, bedrag, datum en BTW in.
- 3Kies een categorie (kantoorkosten, vervoer, telefoon, ICT, marketing, enzovoort).
- 4Upload optioneel de originele factuur of bon als PDF of foto en sla op.
BTW-aangifte
Facto berekent je BTW automatisch op basis van al je facturen en kosten.
Je BTW-aangifte voorbereiden
- 1Ga naar BTW Berekening in het menu.
- 2Kies de periode: een kwartaal (Q1 tot Q4) of een maand.
- 3Facto toont de omzet-BTW per tarief (21%, 9%, 0%, verlegd) en de voorbelasting uit je kosten.
- 4Controleer het te betalen of terug te vragen bedrag.
- 5Download de PDF voor je administratie of mail de berekening direct naar je boekhouder.
De cijfers zijn een hulpmiddel voor je aangifte bij de Belastingdienst; de aangifte zelf dien je in via Mijn Belastingdienst Zakelijk.
Facturen inscannen
Stap over vanuit een ander systeem zonder je factuurhistorie te verliezen.
Oude facturen overzetten naar Facto
- 1Ga naar "Facturen inscannen" in het menu.
- 2Sleep één of meerdere oude facturen (PDF of foto) in het uploadvak.
- 3Facto leest per bestand het factuurnummer, bedrag, de datum en de klantnaam uit.
- 4Controleer de herkende gegevens per factuur en corrigeer waar nodig.
- 5Bevestig. De facturen verschijnen als historische records in je facturenlijst.
- 6Facto herkent je nummeringsreeks en biedt aan die in te stellen, zodat je naadloos doornummert.
De originele bestanden worden niet bewaard; alleen de factuurgegevens worden opgeslagen.
Bankafschriften
Koppel banktransacties automatisch aan je facturen en markeer betalingen met één klik.
Een bankafschrift importeren
- 1Download in je online bankieren een export van je transacties (ING, Rabobank, ABN AMRO of MT940).
- 2Ga in Facto naar Bankafschriften en sleep het bestand in het uploadvak. Het formaat wordt automatisch herkend.
- 3Facto vergelijkt bedragen, data, omschrijvingen en IBAN-nummers met je openstaande facturen.
- 4Bekijk de voorgestelde koppelingen met hun betrouwbaarheidsscore ("Zeker", "Waarschijnlijk", "Mogelijk").
- 5Klopt een koppeling? Bevestig en de factuur springt direct op "Betaald".
Alles wordt in je eigen browser verwerkt. Je bankgegevens worden niet opgeslagen en niet verstuurd.
Aanmaningen & herinneringen
Van vriendelijke herinnering tot formele ingebrekestelling, en uitbesteden als je dat wilt.
Een betalingsherinnering sturen
- 1Open de verlopen factuur in je facturenlijst.
- 2Kies bij het versturen een herinnerings-sjabloon (1e herinnering, 2e herinnering).
- 3Het aantal dagen te laat en het openstaande bedrag worden automatisch ingevuld.
- 4Verstuur. De klant ontvangt de herinnering met de originele factuur als bijlage.
E-mail & sjablonen
Alle e-mails die Facto verstuurt pas je zelf aan, tot en met de afzender.
Een e-mailsjabloon maken of aanpassen
- 1Ga naar Instellingen en open "E-mail sjablonen".
- 2Kies een bestaand sjabloon (factuur, herinnering, ingebrekestelling) of maak een nieuwe.
- 3Schrijf je onderwerp en bericht. Gebruik variabelen zoals {customer_name}, {invoice_number}, {invoice_total} en {due_date}.
- 4Bekijk de live preview met echte gegevens en sla op.
Punten & addons
Verdien punten met je dagelijkse werk en ontgrendel er addons en extra's mee.
Punten verdienen
- 1Doe je gewone werk: facturen versturen, klanten aanmaken, kosten registreren.
- 2Elke actie levert automatisch punten op. Je saldo en streak zie je in de header.
- 3Eenmalige mijlpalen (eerste factuur, compleet profiel, logo, eerste BTW-aangifte) geven een extra boost.
- 4Werk je elke dag minstens één keer in Facto, dan bouw je een streak op: 7 dagen geeft +20, 30 dagen +150 punten.
Instellingen
Stem Facto af op jouw manier van werken.
Je branche instellen
- 1Ga naar Instellingen en kies je branche (bouw, IT, zorg, schoonheid, auto, fotografie en meer).
- 2Facto past labels, standaardproducten en de uren-interface aan op jouw sector.
Facto installeren als app
Facto is een PWA: installeer hem als app op je telefoon, tablet of computer.
Installeren op iPhone of iPad
- 1Open facto.nu in Safari.
- 2Tik op het deel-icoon (vierkant met pijl omhoog).
- 3Kies "Zet op beginscherm" en bevestig.
Hulp & support
Kom je er niet uit? Het Facto-team helpt je verder.
Een supportticket aanmaken
- 1Ga in het dashboard naar Support.
- 2Klik op "Nieuw ticket", kies een categorie en beschrijf je vraag of probleem.
- 3Verstuur het ticket. Je ontvangt een e-mail zodra het team reageert.
- 4In het ticketoverzicht volg je de status en reageer je direct in de app.